Faire appel à un·e formateur·rice extérieur·e pour assurer une partie de vos formations est une pratique courante, notamment quand l'expertise n'est pas disponible en interne. Mais la sous-traitance de formation est strictement encadrée, à la fois par le Code du travail et par le référentiel QUALIOPI. Voici les règles à connaître pour rester en conformité.

Qu'est-ce que la sous-traitance en formation professionnelle ?

La sous-traitance consiste à confier à un autre organisme ou à un·e formateur·rice indépendant·e tout ou partie de la réalisation d'une action de formation. Le donneur d'ordre reste responsable de la prestation vis-à-vis du client final, mais la mise en œuvre opérationnelle est partiellement ou totalement déléguée.

Cette pratique permet aux organismes de formation de proposer une offre plus large que leurs seules compétences internes, et aux formateurs et formatrices indépendant·e·s de compléter leur activité en travaillant pour d'autres structures.

Différence avec la co-traitance

En sous-traitance, un seul organisme contractualise avec le client final et facture l'intégralité de la prestation. En co-traitance, plusieurs organismes contractualisent ensemble et facturent chacun leur part. Les obligations QUALIOPI ne sont pas les mêmes.

Les obligations légales du donneur d'ordre

Quand vous faites appel à un·e sous-traitant·e pour une action de formation, plusieurs obligations s'imposent à vous en tant que donneur d'ordre :

1. Vérifier la déclaration d'activité du sous-traitant

Si la mission relève d'une action de formation au sens du Code du travail, votre sous-traitant·e doit disposer d'un numéro de déclaration d'activité (NDA) en cours de validité. Cette vérification est à conserver dans le dossier de la formation.

2. Établir une convention de sous-traitance

Un contrat ou une convention écrite doit lier le donneur d'ordre et le sous-traitant. Ce document doit préciser, a minima :

L'identité juridique des deux parties (raison sociale, NDA, SIRET)
L'objet de la prestation (formation, modules, durée)
La rémunération du sous-traitant et les conditions de paiement
Les obligations de chaque partie (matériels, supports, présence...)
Les modalités d'évaluation et de retour qualité
Une clause de confidentialité (données stagiaires, supports propriétaires)

3. Vérifier l'obligation de vigilance URSSAF

Au-delà de 5 000 € HT par an et par sous-traitant, vous devez vérifier tous les 6 mois que votre sous-traitant·e est à jour de ses obligations sociales et fiscales (attestation de vigilance URSSAF, extrait Kbis, attestation fiscale).

Sanction en cas de défaut de vigilance

L'absence de vérification expose le donneur d'ordre à une solidarité financière avec son sous-traitant en cas de travail dissimulé. Conservez systématiquement ces attestations dans votre dossier sous-traitant·e.

Les exigences spécifiques du référentiel QUALIOPI

Plusieurs indicateurs du référentiel QUALIOPI s'appliquent à la sous-traitance. Le donneur d'ordre, en tant qu'organisme adapté au référentiel, reste responsable de la qualité de la prestation, même quand elle est sous-traitée.

Indicateur 27 — Mobilisation des compétences

L'organisme doit prouver qu'il vérifie les compétences des intervenants, y compris quand ils sont sous-traitants. Concrètement, vous devez détenir :

Le CV du ou de la sous-traitant·e
Ses diplômes ou certifications pertinents pour la formation
Une preuve d'expérience professionnelle dans le domaine (références, attestations)
Sa formation de formateur·rice s'il/elle en a suivi une

Indicateur 28 — Veille pédagogique

Vous devez vous assurer que vos sous-traitant·e·s actualisent leurs connaissances. Demandez-leur une trace de leur veille (formations suivies, lectures professionnelles, conférences...) au moins une fois par an.

Indicateur 30 — Évaluation de la prestation

Les questionnaires de satisfaction et les évaluations des acquis collectés auprès des stagiaires doivent être analysés et exploités. En cas de retour négatif sur un·e sous-traitant·e, vous devez démontrer qu'une action corrective a été menée.

Indicateur 32 — Recueil et traitement des réclamations

Si une réclamation porte sur un·e sous-traitant·e, vous devez en être informé·e et en garder une trace. Le traitement et la réponse au client final restent à votre charge.

Principe central

La sous-traitance ne dégage pas l'organisme donneur d'ordre de ses responsabilités QUALIOPI. C'est vous qui restez l'interlocuteur·rice de l'auditeur ou de l'auditrice, et c'est votre certification qui est en jeu, même pour des prestations sous-traitées.

La convention de sous-traitance : contenu détaillé

Voici une trame de convention de sous-traitance adaptée au contexte de la formation professionnelle :

Article	Contenu
Préambule	Identification des parties, contexte, références aux NDA respectifs
Article 1 — Objet	Description précise de la prestation confiée
Article 2 — Durée et dates	Période de réalisation, planning détaillé
Article 3 — Obligations	Ce que doit fournir le sous-traitant (supports, présence, suivi)
Article 4 — Rémunération	Montant, modalités de facturation et de paiement
Article 5 — Qualité QUALIOPI	Engagement de respect du référentiel, transmission des CV, veille
Article 6 — Confidentialité	Protection des données stagiaires (RGPD) et des supports
Article 7 — Résiliation	Conditions de fin anticipée, préavis, indemnités

Sous-traitant·e vs salarié·e déguisé·e : attention au piège

Un risque juridique majeur consiste à requalifier la sous-traitance en contrat de travail. Pour éviter cette requalification, le ou la sous-traitant·e doit conserver une autonomie réelle :

Choix libre de ses méthodes pédagogiques et de ses supports
Liberté d'organiser son temps (pas d'horaires fixes imposés)
Possibilité de refuser des missions
Travail pour plusieurs clients (pas de dépendance économique exclusive)
Pas de subordination hiérarchique (pas d'ordres directs sur l'exécution)

Conséquences d'une requalification

Si un·e sous-traitant·e est requalifié·e en salarié·e par les Prud'hommes ou l'URSSAF, vous devrez régulariser des cotisations sociales sur plusieurs années, payer des indemnités de licenciement, et risquez une sanction pour travail dissimulé.

Cas particulier : le portage salarial

De plus en plus de formateurs et formatrices exercent en portage salarial. Dans ce cas, le contrat de sous-traitance est signé avec la société de portage (pas avec la personne physique). La société de portage doit elle aussi disposer d'un NDA si elle facture une prestation de formation. Les preuves QUALIOPI (CV, expérience) concernent toujours la personne qui anime concrètement la formation.

Bonnes pratiques pour gérer efficacement vos sous-traitants

Avant la mission

Constituer un dossier sous-traitant·e (CV, NDA, vigilance URSSAF)
Signer la convention avant tout démarrage
Transmettre vos procédures qualité et exigences QUALIOPI
Préciser les documents à produire (émargements, évaluations)

Après la mission

Récupérer émargements, évaluations et bilans
Analyser les questionnaires de satisfaction
Tracer les retours qualité (positifs et négatifs)
Vérifier l'actualisation annuelle des documents

Comment CoForma simplifie la gestion de la sous-traitance

Pour les organismes qui travaillent régulièrement avec des sous-traitants, CoForma propose plusieurs fonctionnalités utiles :

Gestion des intervenants externes avec stockage des CV et justificatifs
Génération automatique des conventions de formation et de sous-traitance
Suivi de la veille pédagogique par intervenant
Centralisation des évaluations stagiaires par sous-traitant
Tableau de bord QUALIOPI incluant les preuves liées aux indicateurs 27, 28, 30 et 32

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Sous-traitance de formation : règles, conventions et obligations QUALIOPI