Référent handicap en formation : rôle, obligations et désignation

Depuis le 1er janvier 2022, tout organisme de formation adapté au référentiel QUALIOPI doit désigner un·e référent·e handicap. Cette obligation, prévue par l'indicateur 26, vise à garantir l'accessibilité des formations aux personnes en situation de handicap. Voici comment l'organiser concrètement et la documenter pour votre audit.

Qu'est-ce qu'un·e référent·e handicap en formation ?

Le ou la référent·e handicap est la personne désignée au sein d'un organisme de formation pour accueillir, informer et accompagner les bénéficiaires en situation de handicap. Son rôle est à la fois opérationnel (adapter le parcours, mobiliser les aides) et symbolique (incarner l'engagement de l'organisme sur l'accessibilité).

Cette fonction est obligatoire pour tous les organismes adaptés au référentiel QUALIOPI, y compris les formateurs et formatrices indépendant·e·s qui exercent seul·e·s. Dans ce cas, c'est généralement la même personne qui assume cette responsabilité en complément de ses missions principales.

Les missions du ou de la référent·e handicap

Le ou la référent·e handicap remplit plusieurs missions complémentaires. Aucun référentiel ne fixe de cadre rigide : à vous d'adapter le périmètre à la taille de votre organisme.

1. Informer et communiquer

Votre catalogue de formation, votre site internet et vos supports commerciaux doivent indiquer clairement le nom et les coordonnées du ou de la référent·e handicap. Cette information doit être accessible avant même l'inscription, pour que les apprenants puissent anticiper leurs besoins.

2. Identifier les besoins individuels

Lors du positionnement pédagogique, un volet doit interroger l'apprenant·e sur d'éventuelles situations de handicap ou besoins d'adaptation. Cette détection précoce permet de prévoir les aménagements nécessaires.

3. Mobiliser les ressources externes

Vous n'êtes pas obligé·e d'avoir une expertise interne sur tous les handicaps. Le ou la référent·e constitue surtout un point de contact qui sait vers qui orienter : Agefiph, Cap Emploi, MDPH, Ressource Handicap Formation (RHF) régionale...

4. Adapter le parcours de formation

Les aménagements possibles dépendent du type de handicap : durée prolongée des évaluations, supports accessibles (gros caractères, audio, langue des signes), pauses supplémentaires, accessibilité physique des locaux, accompagnement humain... L'adaptation se fait au cas par cas, en concertation avec la personne concernée.

5. Tracer et documenter

Toutes les actions menées doivent être documentées : demande d'adaptation, échanges avec le ou la bénéficiaire, mesures mises en place, ressources mobilisées. Ces traces sont exigées lors de l'audit QUALIOPI pour démontrer la mise en œuvre effective de l'indicateur 26.

Comment désigner officiellement le ou la référent·e handicap

La désignation doit être formalisée par un document daté et signé. Pour un organisme unipersonnel, une simple déclaration suffit. Pour une structure plus grande, une lettre de mission précisera les responsabilités confiées.

Se former pour devenir référent·e handicap

Aucun diplôme spécifique n'est exigé par le référentiel QUALIOPI, mais une formation initiale est fortement recommandée. Plusieurs dispositifs existent :

• L'Agefiph propose des formations gratuites pour les organismes de formation
• Les Ressources Handicap Formation (RHF) régionales accompagnent gratuitement
• Des organismes spécialisés (Hanploi, Tremplin, etc.) proposent des programmes courts
• Les OPCO peuvent financer une formation de référent·e handicap

Les preuves à fournir lors de l'audit QUALIOPI

L'auditeur ou l'auditrice vérifiera plusieurs éléments concrets liés à l'indicateur 26 :

• Document de désignation du ou de la référent·e handicap (lettre de mission ou déclaration)
• Mention claire et visible sur les supports de communication (site, catalogue, programme)
• Procédure d'accueil et d'identification des besoins (questionnaire ou entretien)
• Liste des partenaires et ressources externes mobilisables
• Au moins une trace concrète d'action menée (même si aucune adaptation n'a été demandée, l'organisme doit montrer qu'il était prêt à le faire)
• Preuves de veille ou de formation continue sur la thématique

Et si je n'ai jamais accueilli d'apprenant en situation de handicap ?

C'est le cas le plus courant pour les petites structures. La règle est simple : vous devez démontrer que vous êtes prêt·e à le faire, pas que vous l'avez déjà fait. Quelques éléments suffisent :

• Une fiche « Accessibilité » sur votre site listant vos engagements
• Un document interne décrivant les démarches à suivre en cas de demande
• Une liste de partenaires régionaux à contacter (Agefiph, RHF, MDPH...)
• Une trace d'inscription à une newsletter ou à un événement sur le handicap

Comment CoForma facilite la conformité à l'indicateur 26

CoForma intègre nativement la dimension handicap dans plusieurs fonctionnalités :

• Champ « Besoin d'adaptation » dans le questionnaire de positionnement
• Mention automatique du ou de la référent·e handicap dans les conventions et programmes générés
• Traçabilité des échanges et adaptations dans le dossier stagiaire
• Tableau de bord QUALIOPI incluant l'indicateur 26 dans le suivi

Vous voulez voir ces fonctionnalités en action ? Testez la démo gratuite ou découvrez en détail comment CoForma vous accompagne sur les 32 indicateurs QUALIOPI.

Pour aller plus loin

Le référent handicap n'est qu'un des nombreux éléments à organiser pour réussir votre audit. Découvrez nos autres guides pour structurer votre démarche qualité :

• Comment préparer son audit QUALIOPI : guide complet
• Le positionnement pédagogique des stagiaires
• Évaluation des acquis : méthodes et outils
• Glossaire complet des termes de la formation